IT-Projektmanagement: Projekte planen und steuern

Projektmanagement umfasst das Starten, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen eines Projekts. Diese Aufgaben begleiten die gemeinsame Arbeit. Kontrollieren und Steuern sind dabei verschieden: Beim Kontrollieren erfasst du den tatsächlichen Stand und vergleichst ihn mit dem Plan. Beim Steuern entscheidest du, wie die weitere Arbeit angepasst werden soll.

Beim Planen verbindest du technische und organisatorische Anforderungen. Eine Anforderung beschreibt, was das Ergebnis können muss oder welche Bedingung erfüllt sein muss. Eine technische Anforderung kann festlegen, dass ein Programm Einträge speichern soll. Eine organisatorische Anforderung kann festlegen, wer neue Einträge freigibt. Du planst außerdem Aufgaben, Zuständigkeiten, Termine und benötigte Mittel wie Geld oder Geräte.

Du beachtest auch Risiken. Ein Risiko ist ein mögliches zukünftiges Ereignis, das die Projektziele gefährden kann. Könnte etwa ein benötigtes Gerät ausfallen, lässt sich vorab eine Ersatzmöglichkeit klären. Beim Abschluss prüfst du das Ergebnis anhand der vereinbarten Anforderungen, übergibst es und hältst Erfahrungen für spätere Projekte fest.

Ein Projektstrukturplan gliedert die gesamte Projektarbeit in überschaubare Teile. Oben steht das Projekt. Darunter stehen Teilaufgaben, die weiter zerlegt werden. Auf der untersten Ebene stehen Arbeitspakete. Ein Arbeitspaket wird im gewählten Plan nicht weiter unterteilt. Das bedeutet nicht, dass man seine Arbeit grundsätzlich nicht noch feiner beschreiben könnte.

Beginne beim Gesamtprojekt und sammle die notwendige Arbeit. Ordne sie zu Teilaufgaben. Zerlege diese weiter, bis die Arbeitspakete so klar beschrieben sind, dass du ihre Bearbeitung planen und ihr Ergebnis überprüfen kannst. Nutze für die Einteilung einer Ebene ein gemeinsames Prinzip, etwa die Art der Tätigkeit. Auf einer tieferen Ebene kannst du ein anderes Prinzip wählen, etwa Bestandteile des Programms.

Prüfe zwei Regeln: Vollständigkeit bedeutet, dass die untergeordneten Elemente zusammen die gesamte Arbeit ihres übergeordneten Elements abdecken. Einmaligkeit bedeutet, dass dieselbe Arbeit nicht mehrfach zugeordnet ist. Achte bei Arbeitspaketen auf einen ungefähr vergleichbaren Detaillierungsgrad, also eine ähnlich genaue Beschreibung der Arbeit.

Der Projektstrukturplan zeigt vor allem, welche Arbeit zum Projekt gehört. Er ist noch kein detaillierter Ablaufplan. Wann eine Aufgabe beginnt, wie lange sie dauert und von welchen anderen Aufgaben sie abhängt, planst du zusätzlich.

Ein Vorgehensmodell beschreibt, wie die Entwicklung organisiert wird. Das strenge Wasserfallmodell ordnet die Arbeit in aufeinanderfolgende Phasen. Eine Phase ist ein größerer Arbeitsabschnitt. Ihre Ergebnisse sind verbindliche Vorgaben für die nächste Phase. Das strenge Modell sieht kein wiederholtes Zurückgehen in frühere Phasen vor.

Agile Softwareentwicklung setzt auf schrittweises Entwickeln und regelmäßige Rückmeldungen. Arbeitsschritte werden wiederholt, Ergebnisse geprüft und nächste Schritte an neue Erkenntnisse angepasst. Dabei können nutzbare Teile des Programms entstehen, die später erweitert werden. Auch agile Teams planen. Sie passen ihre Planung während der Entwicklung an.

Für ein Wasserfallmodell spricht, wenn sich Anforderungen, gewünschte Leistungen und Abläufe bereits bei der Planung relativ präzise beschreiben lassen. Voraussichtlich stabile Anforderungen erleichtern diese Planung. Das garantiert keinen Projekterfolg und ersetzt keine spätere Prüfung. Sind wichtige Anforderungen noch offen und häufige Änderungen zu erwarten, spricht das eher für ein anpassbares agiles Vorgehen.

Unterscheide das strenge Modell von Erweiterungen: Wasserfallmodelle mit Rücksprüngen erlauben das Zurückgehen in frühere Phasen. Außerdem gibt es Mischformen, die früh festgelegte Pläne mit anpassbaren Arbeitsweisen verbinden. Deshalb ist nicht jedes Vorgehen mit Phasen ein strenger Wasserfall.

Ein Soll-Ist-Vergleich stellt den geplanten Wert, den Sollwert, dem tatsächlich erfassten Wert, dem Istwert, gegenüber. Vergleiche Werte für dieselbe Aufgabe, denselben betrachteten Stand und dieselbe Einheit. Die geplanten Gesamtstunden eines Arbeitspakets darfst du nicht mit den bisher verbrauchten Stunden eines erst teilweise bearbeiteten Pakets gleichsetzen.

In unseren Rechnungen geht es um vollständig bearbeitete Arbeitspakete mit demselben vereinbarten Umfang. Aufwand bedeutet hier die benötigte Arbeitszeit. Wir nennen den Sollwert S, den Istwert I und die Abweichung A. Alle drei Größen sind in Stunden angegeben; das Zeichen \text{h} steht für Stunde. Wir rechnen A=I-S. Eine positive Abweichung bedeutet mehr Arbeitszeit als geplant, eine negative weniger Arbeitszeit als geplant.

Die Abweichung allein verrät ihre Ursache nicht. Mehr Arbeitszeit beweist für sich keinen Terminverzug. Weniger Arbeitszeit beweist für sich keine bessere Qualität; Qualität bedeutet hier, dass das Ergebnis die Anforderungen erfüllt. Prüfe deshalb Ursachen und Folgen, etwa für Termine, Geld und das Ergebnis.

Eine Korrekturmaßnahme ist eine gezielte Änderung der weiteren Arbeit. Sie muss zur festgestellten Ursache, zu den vereinbarten Zielen und zu den verfügbaren Mitteln passen. Schlage die Maßnahme vor, plane ihre Durchführung und prüfe später ihre Wirkung. Bereits angefallener Mehraufwand verschwindet durch die Maßnahme nicht. Dieser Vergleich mit anschließender Bewertung und Kontrolle gehört zum Projektcontrolling, einem Teil des Projektmanagements.