Beschaffung: Ziele, Ablauf und Entscheidungen

Ein Betrieb benötigt Güter und Leistungen: etwa Material, Maschinen oder einen Reparaturdienst. Beschaffung umfasst die wirtschaftliche Versorgung damit. Wirtschaftlich heißt hier: Der Betrieb achtet auf die Kosten und darauf, dass das Benötigte verfügbar ist. Zum weiten Begriff der Beschaffung gehören auch Personal und Geldmittel. Hier betrachten wir vor allem Material und Leistungen.

Der Einkauf ist nach der hier verwendeten fachlichen Einteilung ein Teilbereich der Beschaffung. Er holt zum Beispiel Angebote ein, verhandelt Preise und löst Bestellungen aus. Beschaffung umfasst darüber hinaus planende und steuernde Aufgaben: Was braucht der Betrieb, und wie soll seine Versorgung organisiert werden? Einkauf kann ebenfalls langfristige Planungsaufgaben übernehmen.

Logistik plant und steuert den Weg von Gütern. Die Beschaffungslogistik betrifft ihre Versorgung auf dem Weg in den Betrieb. Sie kümmert sich etwa um die Anlieferung und den Wareneingang, also die Annahme gelieferter Ware. Dabei zählen passende Menge, Qualität und Termin. Einkauf und Logistik arbeiten zusammen; ihre Zuständigkeiten können sich je nach Betrieb überschneiden.

Ein Beschaffungsprozess ist ein zusammenhängender Ablauf zur Versorgung des Betriebs. Ein einfacher Ablauf sieht so aus: Zuerst wird der Bedarf ermittelt, also was in welcher Menge und Qualität bis wann benötigt wird. Dann prüft der Betrieb vorhandene Vorräte und das eingeplante Geld. Anschließend vergleicht er passende Angebote und wählt einen Lieferanten aus, also einen Anbieter, der die Ware liefert. Danach folgt die Bestellung.

Beim Wareneingang wird die Lieferung mit der Bestellung verglichen: Stimmen Menge und Qualität? Vor der Zahlungsfreigabe wird die Rechnung mit Bestellung und tatsächlicher Lieferung abgeglichen. Stimmen etwa Preis und Menge nicht, wird die Abweichung geklärt. Das ist ein vereinfachtes Beispiel; Betriebe können weitere Prüfungen und Freigaben vorsehen.

Strategisch sind grundlegende, längerfristige Entscheidungen. Dazu gehört, wie viele Lieferanten ein Betrieb nutzen will oder ob er ein Teil selbst herstellt oder einkauft. Operativ bedeutet die Umsetzung im Tagesgeschäft: zum Beispiel eine konkrete Bestellung abwickeln oder eine fehlerhafte Lieferung beanstanden. Strategische Vorgaben geben dafür einen Rahmen. In der Praxis können sich die Aufgaben überschneiden. Entscheidend ist, ob eine Handlung eine Grundrichtung festlegt oder einen konkreten Vorgang umsetzt.

Ein Zielkonflikt entsteht, wenn die Verbesserung eines Ziels ein anderes erschwert. Ein kleiner Vorrat kann Lagerkosten senken. Ein größerer Vorrat kann dagegen helfen, trotz verspäteter Lieferung weiterzuarbeiten oder Kunden zu beliefern. Diese Fähigkeit heißt Lieferbereitschaft. Zusätzliche Vorräte benötigen Platz; auch das für ihren Kauf ausgegebene Geld steht zunächst nicht für andere Ausgaben bereit. Es geht deshalb um einen passenden Kompromiss.

Bezieht ein Betrieb ein bestimmtes Teil von einem Lieferanten, kann er seine Bestellmengen dort bündeln. Zugleich hängt er stärker von dessen Lieferfähigkeit ab. Mehrere geeignete Lieferanten können Ausfälle leichter ausgleichen, wenn sie genügend freie Liefermöglichkeiten haben. Die Betreuung mehrerer Lieferanten kann aber zusätzliche Verwaltungs- oder Entwicklungskosten verursachen. Mehrere Lieferanten schließen Störungen nicht aus.

Bei Just-in-time-Beschaffung kommen Materialien passend zum Zeitpunkt ihres Einsatzes an. Der englische Ausdruck bedeutet hier „termingerecht“. Das kann Vorräte im Betrieb und Lagerkosten verringern. Fehlt eine Reserve, lässt sich eine verspätete Lieferung jedoch nicht durch Vorräte überbrücken; die Produktion kann stillstehen. Termingerechte Lieferung muss daher gut abgestimmt werden.

Für ein Urteil fragst du: Welche Kosten entstehen? Wie schlimm wäre ein Ausfall? Welche Reserve oder andere Bezugsquelle wäre verfügbar? Ein Sicherheitsbestand ist eine Reserve für Lieferverzögerungen oder höheren Verbrauch. Er kann Störungen abpuffern, aber nicht jede Verzögerung auffangen. Trotz Reserve bleibt die Prüfung der Lieferzuverlässigkeit nötig.

Der Meldebestand ist im Bestellpunktsystem die Bestellgrenze: Wird dieser Bestand erreicht oder unterschritten, löst der Betrieb eine Bestellung aus. Er setzt sich aus dem erwarteten Verbrauch bis zur Lieferung und dem Sicherheitsbestand zusammen. Er ist weder die zu bestellende Menge noch die Reserve allein.

Für eine einfache Rechnung mit gleichmäßigem Verbrauch gilt: M = v \cdot t + S. Dabei ist M der Meldebestand in Stück, v der durchschnittliche Tagesverbrauch in Stück pro Tag, t die Zeit von der Bestellung bis zum Eintreffen in Tagen und S der Sicherheitsbestand in Stück. Tagesverbrauch und Lieferzeit müssen zueinander passen. Die Reserve wird addiert: Die neue Lieferung soll im normalen Ablauf eintreffen, wenn diese Reserve erreicht wird. Das ist keine Garantie gegen jede Störung.

Beim Lieferantenvergleich hilft eine Nutzwertanalyse, also ein Vergleich nach gewichteten Bewertungen. Ein Kriterium ist ein Merkmal wie Preis oder Qualität. Seine Gewichtung legt fest, wie wichtig es im Vergleich ist. Lege Kriterien, Gewichtungen und Bewertungsregeln vor dem Bewerten fest. In unseren Übungsfällen ergeben die Gewichte zusammen 100 Prozent, also das Ganze. 40 Prozent entsprechen dem Faktor 0,4.

Unsere Punkteskala reicht von 1 für schlecht bis 5 für sehr gut. Auch beim Preis bedeuten mehr Punkte ein besseres Angebot, hier also einen günstigeren Preis. Für jedes Kriterium rechnest du Bewertung mal Gewichtungsfaktor. Dann addierst du die Ergebnisse. Der höhere Gesamtwert ist nach diesen gewählten Regeln günstiger. Andere Gewichtungen oder Bewertungen können die Rangfolge ändern. Die Rechnung ersetzt keine Prüfung, ob ein Anbieter den Bedarf überhaupt erfüllen kann.