Abschreibung einfach erklärt: Rechnen und buchen

Ein Betrieb nutzt Maschinen oder Fahrzeuge über längere Zeit. Solche dauerhaft für den Betrieb bestimmten Gegenstände gehören zum Anlagevermögen. Bei abnutzbaren Anlagen ist die Nutzungsdauer begrenzt: Das ist die voraussichtliche Zeit, in der ein Betrieb sie verwenden kann. Ihre Anschaffungskosten, also die Kosten ihres Erwerbs, werden durch planmäßige Abschreibungen auf die Nutzungsjahre verteilt. Dadurch wird jedem Jahr ein Anteil als Aufwand zugeordnet. Aufwand ist eine Belastung, die den Gewinn mindert oder einen Verlust vergrößert.

Wertminderungen können durch Gebrauch, Alterung, Witterung oder technischen Fortschritt entstehen. Die planmäßige Abschreibung verteilt Kosten nach einem Plan. Sie misst deshalb nicht unmittelbar den gerade erzielbaren Verkaufspreis. Auch verschiebt sie keine Kaufzahlung in spätere Jahre. Die Zahlung beim Kauf und die spätere Erfassung als Aufwand sind verschiedene Vorgänge.

Im deutschen Steuerrecht heißt die Abschreibung wegen Abnutzung Absetzung für Abnutzung, kurz AfA. Eine steuerlich berücksichtigte AfA belastet als Betriebsausgabe den steuerlichen Gewinn. Welche steuerlichen Sonderregeln zusätzlich möglich sind, betrachten wir hier nicht.

Bei der linearen Abschreibung verteilst du die abzuschreibenden Kosten gleichmäßig auf die Nutzungsdauer. Wir rechnen mit vereinfachten Schulbeispielen: Die Anschaffungskosten und die Nutzungsdauer sind gegeben. Ein verbleibender Wert am Ende der Nutzungsdauer wird mit null angesetzt. Steuerliche Sonderregeln zum sofortigen Abzug kleiner Anschaffungen bleiben außen vor.

Für ein volles Nutzungsjahr gilt A = \frac{K}{n}. Dabei sind A der Jahresbetrag in Euro, K die Anschaffungskosten in Euro und n die Nutzungsdauer in Jahren. Der jährliche Prozentsatz ergibt sich aus \frac{100\,\%}{n}. Bei fünf Jahren sind das 20\,\% der Anschaffungskosten je vollem Jahr. Die Nutzungsdauer beschreibt eine Erwartung; sie wird hier als Aufgabenangabe festgelegt.

Für die steuerliche lineare AfA gilt nach § 7 Absatz 1 des Einkommensteuergesetzes, abgekürzt EStG, in der im November 2026 gelesenen Fassung: Im Anschaffungsjahr zählt der Anschaffungsmonat mit. Für jeden vollen Monat davor entfällt ein Zwölftel des Jahresbetrags. Bei Anschaffung im August zählen also August bis Dezember, fünf Monate. Der zeitanteilige Betrag ist T = A \cdot \frac{m}{12}; T ist der Betrag in Euro für das Anschaffungsjahr und m die Zahl der berücksichtigten Monate. In späteren vollen Jahren gilt der volle Jahresbetrag. Auch im letzten Abschreibungsjahr kann ein Teilbetrag verbleiben; insgesamt schreibst du in unseren Fällen die Anschaffungskosten ab. Diese steuerliche Monatsregel ist von den handelsrechtlichen Regeln im nächsten Abschnitt zu unterscheiden.

Die planmäßige Abschreibung folgt dem vorab aufgestellten Plan für eine Anlage mit begrenzter Nutzungsdauer. Linear bedeutet dabei eine gleichmäßige Verteilung. Planmäßig und linear sind also nicht gleichbedeutend: Das eine bezeichnet den Plan, das andere die gewählte Verteilungsmethode.

Eine außerplanmäßige Abschreibung berücksichtigt eine zusätzliche Wertminderung außerhalb dieses Plans. Für das deutsche Handelsrecht gilt nach § 253 Absatz 3 des Handelsgesetzbuches, kurz HGB, in der im November 2026 gelesenen Fassung: Bei einer voraussichtlich dauernden Wertminderung von Anlagevermögen muss auf den niedrigeren Wert am Abschlussstichtag abgeschrieben werden. Der Abschlussstichtag ist der Tag, für den der Jahresabschluss erstellt wird. Eine Maschine kann etwa nach einem schweren Schaden dauerhaft weniger wert sein als bisher in der Buchhaltung angesetzt. Dieser angesetzte Wert heißt Buchwert.

Bei einer Maschine reicht ein bloß vorübergehender Wertverlust nicht für diese außerplanmäßige Abschreibung. Die planmäßige Abschreibung läuft nach dem geltenden Plan weiter. Die Einschränkung darfst du nicht auf jede Anlage übertragen: Für Finanzanlagen, also etwa langfristig gehaltene Unternehmensanteile, erlaubt das HGB außerplanmäßige Abschreibungen auch bei voraussichtlich nicht dauernder Wertminderung. Unsere Rechenfälle betreffen Maschinen.

Die Bilanz zeigt zu einem Stichtag das Vermögen eines Unternehmens und seine Finanzierung. Eine Maschine erscheint dort mit ihrem Buchwert. In unseren einfachen Fällen ist das der Anschaffungswert abzüglich der bisherigen Abschreibungen. Der Buchwert ist daher weder das Geld auf dem Bankkonto noch ein zugesicherter Verkaufspreis. Die Gewinn- und Verlustrechnung, kurz GuV, stellt die Erträge und Aufwendungen eines Zeitraums gegenüber. Erträge erhöhen das Ergebnis, Aufwendungen vermindern es. Die Abschreibung ist ein Aufwand: Bei sonst gleichen Bedingungen sinkt der Gewinn um ihren Betrag oder ein Verlust wird entsprechend größer.

In der Buchhaltung sammelt ein Konto gleichartige Vorgänge. Jedes Konto hat eine linke Seite, Soll, und eine rechte Seite, Haben. Ein Buchungssatz nennt das Sollkonto vor und das Habenkonto nach dem Wort „an“. Bei der hier verwendeten direkten Abschreibung wird der Maschinenwert unmittelbar auf dem Konto „Maschinen“ vermindert. Du buchst den Aufwand im Soll des Kontos „Abschreibungen auf Sachanlagen“ und die Wertminderung im Haben des Kontos „Maschinen“. Sachanlagen sind körperliche Anlagegüter, etwa Maschinen. Der Buchungssatz lautet: „Abschreibungen auf Sachanlagen an Maschinen“. Auf beiden Seiten steht derselbe Abschreibungsbetrag.

Die Abschreibungsbuchung enthält kein Bankkonto. Sie löst selbst keine Auszahlung aus. Im dargestellten GuV-Konto steht der Abschreibungsaufwand im Soll. Davon zu unterscheiden ist die Zahlung beim Kauf, die bereits vorher stattgefunden haben kann.