Aufwand, Kosten, Ertrag und Leistung erklärt

Die Finanzbuchhaltung erfasst die wirtschaftlichen Vorgänge eines Unternehmens. In ihrer Gewinn- und Verlustrechnung werden Aufwendungen und Erträge für einen Zeitraum gegenübergestellt. Aufwand ist der in Geld bewertete Wertverbrauch, Ertrag der dort erfasste Wertzuwachs. Ein Zeitraum kann zum Beispiel ein Monat oder ein Geschäftsjahr sein. Eine Spende verbraucht Unternehmensvermögen und ist Aufwand, obwohl sie nicht unmittelbar der Herstellung oder dem Verkauf dient.

Die Kosten- und Leistungsrechnung, kurz KLR, liefert dagegen Informationen über das eigentliche betriebliche Geschäft. Der Betriebszweck beschreibt, was der Betrieb herstellt oder anbietet. Kosten sind der dafür in Geld bewertete Verbrauch von Gütern und Dienstleistungen. Leistungen sind die in Geld bewerteten betrieblichen Güter und Dienstleistungen, die der Betrieb erstellt. Bei einem Reparaturbetrieb gehören beispielsweise die Reparaturen zum Betriebszweck.

Aufwand und Kosten können zusammenfallen, etwa wenn verbrauchtes Reparaturmaterial in beiden Rechnungen gleich bewertet wird. Die Beträge können aber auch voneinander abweichen. Eine Spende ohne Bezug zur betrieblichen Leistung ist Aufwand, wird jedoch nicht als Kosten übernommen. Umgekehrt kann die KLR Kosten berücksichtigen, denen kein Aufwand gegenübersteht.

Beim gewöhnlichen Verkauf der eigenen betrieblichen Leistung fallen Ertrag und Leistung zusammen. Vermietet dagegen ein Produktionsbetrieb nebenbei ein nicht betrieblich benötigtes Gebäude und gehört Vermietung nicht zum Betriebszweck, ist der Mietertrag ein neutraler Ertrag: Er geht nicht als Leistung in die KLR ein. Entscheidend ist der Betriebszweck des betrachteten Unternehmens. Wertverbrauch ist außerdem nicht dasselbe wie eine Zahlung: Bereits gelagertes Material verursacht beim Verbrauch Aufwand, auch wenn es früher bezahlt wurde.

Ein Geschäftsfall ist ein wirtschaftlicher Vorgang des Unternehmens. Prüfe zunächst, ob ein Aufwand in die Kostenrechnung des betrachteten Zeitraums gehört. Neutraler Aufwand wird dort nicht als Kosten übernommen. Er kann betriebsfremd sein, also außerhalb des Betriebszwecks liegen, wie eine Spende ohne Bezug zur Leistung. Er kann periodenfremd sein, also wirtschaftlich einen anderen Zeitraum betreffen, wie eine Steuernachzahlung für ein Vorjahr. Außerordentlicher Aufwand entsteht durch außergewöhnliche Ereignisse; ein ungewöhnlicher, nicht versicherter Sturmschaden ist ein Beispiel der hier verwendeten schulischen Abgrenzung. Diese Einordnung betrifft die KLR.

Bei einem betrieblich passenden Vorgang vergleichst du anschließend die Wertansätze. Grundkosten liegen vor, wenn der zugehörige Aufwand in gleicher Höhe als Kosten übernommen wird. Anderskosten liegen vor, wenn ein entsprechender Aufwand vorhanden ist, die KLR den Verbrauch aber anders bewertet. Die Bezeichnung meint den angesetzten Kostenbetrag, nicht bloß den Unterschied zum Aufwand. Anderskosten können höher oder niedriger als der entsprechende Aufwand sein.

Ein typischer Fall ist die Abschreibung: Sie erfasst den Wertverbrauch eines länger genutzten Gegenstands über die Nutzungszeit. Für die Buchhaltung und die interne Kostenrechnung können unterschiedliche Beträge angesetzt werden. Die interne, für die Kostenrechnung berechnete Abschreibung heißt kalkulatorische Abschreibung. Bei gleichem Betrag wäre sie Grundkosten; bei abweichendem Betrag sind es Anderskosten.

Zusatzkosten sind Kosten ohne entsprechenden Aufwand in der Finanzbuchhaltung. Ein Beispiel ist der kalkulatorische Unternehmerlohn eines mitarbeitenden Einzelunternehmers: Die KLR berücksichtigt einen angenommenen Lohn für seine Arbeit, obwohl kein entsprechender Gehaltsaufwand gebucht wird. Ein Einzelunternehmer ist der alleinige Inhaber seines Unternehmens. Anderskosten und Zusatzkosten heißen zusammen kalkulatorische Kosten. „Kalkulatorisch“ bedeutet hier: für die interne Kostenrechnung berechnet.

Eine Ergebnistabelle verbindet Finanzbuchhaltung und KLR. Der Rechnungskreis I enthält die Aufwendungen und Erträge der Finanzbuchhaltung. Erträge minus Aufwendungen ergeben das Gesamtergebnis. Der Rechnungskreis II umfasst die Abgrenzungsrechnung und die Betriebsergebnisrechnung. Letztere stellt Leistungen und Kosten gegenüber: Leistungen minus Kosten ergeben das Betriebsergebnis. Ein positives Ergebnis bedeutet einen Überschuss, ein negatives einen Fehlbetrag in der jeweiligen Rechnung.

Die Abgrenzungsrechnung erklärt die Unterschiede. Bei der unternehmensbezogenen Abgrenzung sonderst du neutrale Aufwendungen und neutrale Erträge aus. Ihr Ergebnis berechnest du als neutrale Erträge minus neutrale Aufwendungen. Grundkosten übernimmst du unverändert. Bei den kostenrechnerischen Korrekturen ersetzt du die betroffenen betrieblichen Aufwendungen durch die kalkulatorischen Kosten und ergänzt Zusatzkosten. Die dafür angesetzten Kosten heißen in diesem Tabellenbereich verrechnete Kosten. Bei Anderskosten übernimmst du den neuen Gesamtbetrag als Kosten; du addierst ihn nicht zum bisherigen Aufwand.

Für die folgende Abstimmung rechnen wir das Ergebnis der kostenrechnerischen Korrekturen als verrechnete Kosten minus die zugehörigen betrieblichen Aufwendungen. Zusatzkosten stehen dabei einem Aufwand von null gegenüber. Höhere Kosten senken das Betriebsergebnis gegenüber dem Gesamtergebnis. Deshalb ergibt diese Korrektur für die Rückrechnung zum Gesamtergebnis einen positiven Betrag.

Das neutrale Ergebnis bezeichnet hier das gesamte Abgrenzungsergebnis: Ergebnis der unternehmensbezogenen Abgrenzung plus Ergebnis der kostenrechnerischen Korrekturen. Diese Bedeutung ist wichtig, sobald unterschiedliche Wertansätze vorkommen. Zur Kontrolle addierst du Betriebsergebnis und neutrales Ergebnis. Die Summe muss mit dem Gesamtergebnis aus Rechnungskreis I übereinstimmen.

Die folgende vereinfachte Tabelle zeigt einen frei erfundenen Monat einer Keramikwerkstatt. Alle Angaben sind Eurobeträge. Die verkauften eigenen Waren gehören zum Betriebszweck und sind hier in gleicher Höhe Ertrag und Leistung. Die Vermietung eines nicht benötigten Gebäudes gehört nicht zum Betriebszweck. Die Spende hat keinen Bezug zur betrieblichen Leistung. Weitere Vorgänge gibt es im Beispiel nicht.