Finanzbuchhaltung: Aufgaben, Konten und Buchungen

Ein Geschäftsvorfall ist ein wirtschaftlicher Vorgang, den ein Betrieb in seiner Buchführung erfasst, etwa einen Einkauf oder eine Zahlung. Die Finanzbuchhaltung dokumentiert solche Vorgänge. Sie gehört zum externen Rechnungswesen. Das bedeutet: Sie stellt Informationen auch für Außenstehende bereit, zum Beispiel für das Finanzamt oder eine Bank. Dabei gelten gesetzliche Vorgaben. Die Daten helfen, Vermögen, Schulden und das Ergebnis des Betriebs darzustellen. Auch der Unternehmensleiter kann diese Angaben nutzen.

Das interne Rechnungswesen hilft dem Unternehmensleiter bei Planung und Kontrolle. Er kann damit etwa untersuchen, welche Kosten ein Produkt verursacht und welcher Preis sinnvoll ist. Es betrachtet vergangene Ergebnisse und arbeitet häufig mit Planwerten für die Zukunft. Es ist grundsätzlich nicht an dieselben handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Vorgaben gebunden wie das externe Rechnungswesen. Beide Bereiche können dieselben Ausgangsdaten verwenden. Entscheidend ist, welche Frage eine Rechnung beantworten soll.

Ein Beleg ist der Nachweis zu einem Geschäftsvorfall, zum Beispiel eine Rechnung oder eine Quittung. Es gilt der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“. Entsteht kein Beleg von außen, wird ein geeigneter eigener Beleg erstellt. Zuerst prüfst du, welchen Vorgang und welchen Betrag der Beleg nachweist. Dann bestimmst du die betroffenen Konten. Ein Konto sammelt Buchungen zu einer bestimmten Art von Vermögen, Schulden, Aufwand oder Ertrag. Das Grundbuch, auch Journal genannt, hält Buchungen in zeitlicher Reihenfolge fest. Im Hauptbuch werden dieselben Buchungen nach Konten sachlich geordnet. Das sind zwei Ordnungen derselben Vorgänge, keine zwei zusätzlichen Zahlungen.

Zum Jahresabschluss gehört auch eine Bestandsaufnahme, die Inventur. Dabei werden die vorhandenen Bestände ermittelt. Zum Jahresende werden die Konten geprüft und nötige Abschlussbuchungen vorgenommen. Die Bilanz zeigt Vermögen sowie Eigenkapital und Schulden zu einem bestimmten Tag, dem Stichtag. Die Gewinn- und Verlustrechnung, kurz GuV, stellt Aufwendungen und Erträge eines Zeitraums gegenüber. Überwiegen die Erträge, entsteht Gewinn; überwiegen die Aufwendungen, entsteht Verlust. Bilanz und GuV bilden den Kern des Jahresabschlusses. Welche weiteren Teile nötig sind, hängt vom Unternehmen ab.

Vermögen sind wirtschaftliche Werte des Betriebs, zum Beispiel Maschinen oder Bankguthaben. Eigenkapital ist der rechnerische Rest, wenn du vom Vermögen die Schulden abziehst. Verbindlichkeiten sind Schulden des Betriebs. Eigenkapital und Schulden heißen zusammen Kapital. Aktivkonten erfassen Vermögen. Passivkonten zeigen Eigenkapital und Schulden und damit die Herkunft der Finanzierung. Beide gehören zu den Bestandskonten. Ihre Bestände gehen in die Bilanz ein. Auf deren Aktivseite steht das Vermögen, auf deren Passivseite stehen Eigenkapital und Schulden. Beide Seiten haben dieselbe Summe, die Bilanzsumme.

Aufwandskonten und Ertragskonten heißen Erfolgskonten. Mit Erfolg ist hier das Ergebnis gemeint: Gewinn oder Verlust. Aufwand erfasst einen Wertverbrauch im betrachteten Zeitraum, etwa die Nutzung gemieteter Räume. Er mindert das Ergebnis. Ertrag erhöht das Ergebnis, etwa durch eine erbrachte Dienstleistung. Umsatzerlöse heißen die Erträge aus verkauften Waren oder erbrachten Leistungen. Erfolgskonten werden über das GuV-Konto abgeschlossen. Dessen Ergebnis wird ins Eigenkapital übertragen: Gewinn erhöht es, Verlust vermindert es. Erfolgskonten beginnen einen neuen Abrechnungszeitraum ohne Anfangsbestand.

Jedes Konto hat zwei Seiten: Soll ist links, Haben rechts. Diese Namen bedeuten weder „schlecht“ und „gut“ noch „Ausgabe“ und „Einnahme“. Bei Aktivkonten steht ein Zugang im Soll und ein Abgang im Haben. Bei Passivkonten ist es umgekehrt. Aufwand wird im Soll erfasst, Ertrag im Haben. Minderungen bereits gebuchter Aufwendungen stehen im Haben, Minderungen von Erträgen im Soll. Die folgende Übersicht zeigt die normalen Buchungen, nicht die Abschlussbuchungen.

Für eine einfache Buchung bestimmst du zwei Konten und ihre Kontoarten. Prüfe dann, was zu- oder abnimmt oder ob Aufwand oder Ertrag entsteht. Die Regeln aus der Übersicht zeigen dir die Buchungsseiten. Der Buchungssatz nennt zuerst das Sollkonto, dann „an“ und anschließend das Habenkonto. Der Betrag gilt für beide Konten in gleicher Höhe. Alle Zahlenfälle dieser Lektion sind erfundene, vereinfachte Übungen. Umsatzsteuer, also die Steuer auf viele Waren und Leistungen, bleibt unberücksichtigt. Das Konto Bank bezeichnet in den Aufgaben ein ausreichendes Guthaben. Weitere Vorgänge werden jeweils ausgeblendet.

Eine Buchung heißt erfolgswirksam, wenn sie Aufwand oder Ertrag erfasst und damit das Ergebnis verändert. Die bezahlte Miete für den laufenden Monat wird als „Mietaufwand an Bank“ gebucht: Aufwand im Soll, weniger Bankguthaben im Haben. Sie mindert das Ergebnis und darüber das Eigenkapital. Ein sofort bezahlter, gerade erbrachter Reparaturauftrag wird als „Bank an Umsatzerlöse“ gebucht. Er erhöht das Ergebnis und darüber das Eigenkapital.

Eine erfolgsneutrale Buchung verändert das Ergebnis nicht. Bei einer Kreditaufnahme steigen Bankguthaben und Schulden. Das geliehene Geld ist kein Ertrag. Ein Darlehen ist ein Kredit; seine Rückzahlung ohne Zinsen heißt „Darlehen an Bank“ und ist kein Aufwand. Auch beim Erwerb einer Maschine, die als Vermögen gebucht wird, entsteht durch die Anschaffungsbuchung kein Aufwand. Spätere Wertminderungen werden hier nicht betrachtet. Forderungen sind Ansprüche auf Zahlungen, etwa aus bereits erbrachten und gebuchten Leistungen. Bezahlt ein Kunde eine solche Forderung, lautet die Buchung „Bank an Forderungen“. Der Ertrag war schon bei der Leistung erfasst; die Zahlung erzeugt keinen weiteren. Bei erfolgsneutralen Vorgängen unterscheidest du die folgenden vier Bilanzveränderungen.