Internes Rechnungswesen: Aufgaben und Teilbereiche

Das interne Rechnungswesen liefert Informationen für Entscheidungen innerhalb eines Unternehmens. Seine Adressaten, also die Empfänger dieser Informationen, sind vor allem die Unternehmensleitung und die Leiter einzelner Bereiche. Sie entscheiden etwa, wie die Arbeit organisiert wird und welche Anschaffungen sinnvoll sind.

Drei Aufgaben gehören eng zusammen: Beim Planen legst du Ziele und erwartete Werte fest. Beim Steuern entscheidest du, wie der Betrieb diese Ziele erreichen soll. Beim Kontrollieren vergleichst du Vorgaben mit tatsächlichen Ergebnissen und untersuchst Unterschiede. Kontrolle bedeutet hier also mehr als die Suche nach Fehlern einzelner Mitarbeiter.

Interne Auswertungen können vergangene Zahlen nutzen. Ihr Zweck geht aber über das Sammeln und Ablegen dieser Zahlen hinaus: Sie sollen Entscheidungen und künftige Abläufe unterstützen. Ein Bericht, der die finanzielle Lage für Außenstehende darstellt, hat dagegen einen externen Informationszweck.

Mit „Rechnungen“ sind hier betriebliche Berechnungen und Auswertungen gemeint, keine Zahlungsforderungen an Kunden. Für die Zuordnung fragst du zuerst: Wer soll die Information wofür nutzen?

Das externe Rechnungswesen stellt die finanzielle Situation des Unternehmens nach außen dar. Empfänger sind beispielsweise ein Kreditgeber oder das Finanzamt. Ein Kreditgeber stellt dem Betrieb Geld zur Verfügung und erwartet es zurück. Ein wichtiges externes Berichtsinstrument ist der Jahresabschluss: Er informiert über die finanzielle Lage und den Erfolg eines Geschäftsjahrs. Für solche Berichte gelten gesetzliche Vorgaben; deren Umfang hängt unter anderem von der Unternehmensform ab.

Interne Rechnungen helfen dagegen bei Entscheidungen im Betrieb. Der Betrieb kann etwa den Aufbau seiner internen Kostenrechnung und ihre Abrechnungszeiträume am eigenen Informationsbedarf ausrichten. Eine Auswertung kann einzelne Produkte oder Abteilungen betreffen. Intern bedeutet dabei nicht, dass die Daten zwingend aus einer anderen Quelle stammen: Beide Bereiche können dieselben Ausgangsdaten unterschiedlich aufbereiten.

Der Empfänger allein ist nicht in jedem Fall eindeutig: Ein Bankmitarbeiter kann zusätzlich interne Planungszahlen anfordern. Prüfe deshalb auch den Zweck und die Art des Berichts. Ein intern erstellter Bericht wird nicht schon deshalb zum internen Rechnungswesen, weil ein Mitarbeiter des Betriebs ihn geschrieben hat.

Die Kosten- und Leistungsrechnung, kurz KLR, untersucht den betrieblichen Werteverbrauch und die damit erstellten Leistungen. Kosten sind der in Geld bewertete Verbrauch von Mitteln für den Betriebszweck, etwa Material oder Arbeitszeit. Leistungen sind die bewerteten Ergebnisse dieser betrieblichen Tätigkeit, etwa hergestellte Waren oder ausgeführte Reparaturen. Die KLR hilft, Kosten zuzuordnen, Kosten und Leistungen zu vergleichen und Preise vorzubereiten.

Dabei fragt die Kostenartenrechnung: Welche Kosten sind entstanden, etwa Materialkosten oder Löhne? Die Kostenstellenrechnung fragt: Wo sind Kosten entstanden, etwa in der Fertigung oder Verwaltung? Die Kostenträgerrechnung fragt: Wofür sind Kosten angefallen, etwa für ein bestimmtes Produkt oder einen Auftrag? Diese drei Blickrichtungen gehören zur Kostenrechnung.

Die Finanzrechnung betrachtet Einzahlungen und Auszahlungen: Wann fließt Geld in den Betrieb hinein und wann hinaus? Ihre Planung unterstützt die Liquidität, also die Fähigkeit, fällige Zahlungen zu leisten. Eine fällige Zahlung muss zu ihrem vereinbarten Termin bezahlt werden. Eine noch unbezahlte Kundenrechnung bedeutet noch keinen Geldzufluss. Finanzrechnung und Kostenrechnung stellen deshalb unterschiedliche Fragen: Geldbewegungen sind etwas anderes als bewerteter betrieblicher Verbrauch.

Die Investitionsrechnung prüft, ob eine längerfristige Anschaffung wirtschaftlich sinnvoll ist und welche Alternative vorteilhafter erscheint. Eine Investition ist der Einsatz von Geld etwa für eine Anlage, die mehrere Jahre genutzt werden soll. Ob sich die Anlage lohnt, ist eine andere Frage als die, ob genug Geld für eine bald fällige Rechnung bereitsteht. Bei einer Anschaffung können daher mehrere Teilrechnungen gebraucht werden.

Beim Soll-Ist-Vergleich stellst du eine Vorgabe dem tatsächlichen Ergebnis gegenüber. In unserem einfachen Vergleich ist das Soll der geplante Wert, das Ist der tatsächlich erreichte Wert. Vergleiche denselben Gegenstand, denselben Zeitraum und dieselbe Einheit, etwa die geplanten und tatsächlichen Transportkosten eines Monats in Euro.

Wir legen die Rechenrichtung fest: \text{Abweichung} = \text{Ist} - \text{Soll}. Diese absolute Abweichung hat dieselbe Einheit wie die Ausgangswerte, hier Euro. „Absolut“ bedeutet hier also nicht, dass du das Vorzeichen weglässt. Ein Plus bedeutet: Ist liegt über Soll. Ein Minus bedeutet: Ist liegt unter Soll.

Für einen positiven Sollwert kannst du die Abweichung auch auf den Plan beziehen: \text{Abweichung in Prozent} = \frac{\text{Ist} - \text{Soll}}{\text{Soll}} \cdot 100\,\%. Der Nenner ist der Sollwert. Bei einem Sollwert von null ist diese Prozentrechnung nicht möglich.

Bei Kosten zeigt ein Plus eine Kostenüberschreitung. Es beweist aber noch keine Verschwendung. Auch niedrigere Kosten belegen für sich keine Ersparnis: Vielleicht ist ein geplanter Teil der Arbeit noch nicht erledigt. Prüfe nach der Rechnung die Ursachen und die erbrachte Leistung. Daraus kann der Leiter Maßnahmen oder eine Anpassung der Planung ableiten.