Aufwand und Kosten einfach abgrenzen

Ein Unternehmen verbraucht zum Beispiel Material, Strom oder Arbeitsleistungen. Wird dieser Verbrauch in Geld bewertet, spricht man von Werteverzehr. Aufwand bezeichnet den in Geld ausgedrückten Werteverzehr eines Unternehmens in einem bestimmten Abrechnungszeitraum, etwa einem Geschäftsjahr. Die Finanzbuchhaltung ist der Bereich des Rechnungswesens, der unter anderem solche Aufwendungen erfasst.

Kosten sind der in Geld bewertete Verbrauch von Gütern und Leistungen für den Betriebszweck. Zum Betriebszweck gehören die Herstellung und der Verkauf der eigenen Produkte oder Dienstleistungen und die dafür nötige Betriebsbereitschaft. Drei Merkmale helfen dir: Es gibt einen Verbrauch, er wird in Geld bewertet und er dient diesem Zweck. Die Kosten- und Leistungsrechnung, kurz KLR, untersucht diese interne Sicht, etwa für die Berechnung von Preisen.

Aufwand und Kosten sind deshalb nicht deckungsgleich. Ein Aufwand für einen betriebsfremden Zweck ist kein Kostenposten des eigentlichen Betriebs. Umgekehrt kann die Kostenrechnung einen Verbrauch berücksichtigen, für den kein entsprechender Aufwand gebucht wird. Auch die Höhe der Bewertung kann sich unterscheiden. Eine Zahlung allein sagt dir noch nicht, welcher Verbrauch in welchem Zeitraum vorliegt.

Neutrale Aufwendungen sind Aufwand, der nicht als Kosten des betrachteten Betriebs und Zeitraums übernommen wird. Betriebsfremd bedeutet: Der Aufwand dient nicht dem eigentlichen Betriebszweck. Periodenfremd bedeutet: Der Aufwand wird jetzt erfasst, gehört wirtschaftlich aber zu einem anderen Abrechnungszeitraum. Eine Steuernachzahlung ist eine nachträglich geforderte Steuerzahlung; wird sie jetzt als Aufwand gebucht und betrifft wirtschaftlich das Vorjahr, ist sie hier periodenfremd. Außerordentlich meint hier außergewöhnliche betriebliche Ausnahmefälle. Eine jährlich anfallende Rechnung ist dadurch noch kein außerordentlicher Aufwand.

Betrieblicher Aufwand für die gewöhnliche Tätigkeit im betrachteten Zeitraum heißt Zweckaufwand. Stehen ihm Kosten in gleicher Höhe gegenüber, sind diese Grundkosten. Der Name der Kostenart allein entscheidet nicht: Auch eine Abschreibung kann bei gleicher Bewertung zu den Grundkosten gehören.

Anderskosten sind Kosten, denen ein entsprechender Aufwand in anderer Höhe gegenübersteht. Eine Abschreibung erfasst den Wertverlust eines länger genutzten Gegenstands über seine Nutzungszeit. Die Finanzbuchhaltung kann dafür einen anderen Betrag ansetzen als die Kostenrechnung. Kalkulatorisch bedeutet: für die interne Rechnung angesetzt. Bei abweichender Bewertung ersetzt die kalkulatorische Abschreibung den entsprechenden Aufwand in der Kostenrechnung. Der ganze interne Kostenposten ist ein Anderskostenposten; die Differenz zeigt die Bewertungsabweichung.

Zusatzkosten sind Kosten ohne entsprechenden Aufwand in der Finanzbuchhaltung. Ein Beispiel ist der kalkulatorische Unternehmerlohn für die eigene Arbeit eines Einzelunternehmers, also eines einzelnen Inhabers seines Unternehmens. Wird diese Arbeit intern bewertet, ohne dass dafür ein Lohn als Aufwand gebucht ist, entstehen Zusatzkosten. Anderskosten und Zusatzkosten heißen zusammen kalkulatorische Kosten. Kosten sind also mehr als ein bloßer Teil der gebuchten Aufwendungen.

Lege zuerst fest, welchen Betrieb und welchen Abrechnungszeitraum du untersuchst. Lies dann, ob ein Verbrauch vorliegt, welchem Zweck er dient und welche Beträge in Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung angesetzt werden. Die bloße Angabe eines Kaufs oder einer Zahlung reicht für diese Einordnung noch nicht aus.

Beginne bei einem erfassten Aufwand mit drei Fragen: Dient er dem Betriebszweck? Gehört er wirtschaftlich in den betrachteten Zeitraum? Betrifft er die gewöhnliche betriebliche Tätigkeit? Ein betriebsfremder, periodenfremder oder außerordentlicher Aufwand wird als neutral abgegrenzt. Abgrenzen heißt hier, Aufwand und Kosten nach ihren unterschiedlichen Zwecken zu trennen.

Sind diese drei Prüfungen bestanden, vergleichst du die Bewertung. Ein gleicher Kosten- und Aufwandsbetrag führt zu Grundkosten. Ein entsprechender Aufwand mit abweichendem Kostenbetrag führt zu Anderskosten. Übernimm dann den internen Kostenbetrag anstelle des Aufwandsbetrags; addiere nicht beide.

Prüfe außerdem, ob ein betrieblicher Kostenansatz ohne entsprechenden Aufwand vorliegt. Dann handelt es sich um Zusatzkosten. Fehlender Aufwand allein genügt nicht als Begründung: Der Fall muss einen intern bewerteten betrieblichen Verbrauch nennen. In einer Ergebnistabelle kannst du die Trennung festhalten: Sie stellt die erfassten Aufwendungen ihrer neutralen oder betrieblichen Zuordnung gegenüber. Begründe deine Entscheidung mit den Angaben des Falls.