Erfolgsrechnung einfach erklärt: Gewinn und Verlust

Die Erfolgsrechnung zeigt, wie erfolgreich ein Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum wirtschaftet. In Deutschland heißt diese Rechnung im Jahresabschluss Gewinn- und Verlustrechnung, abgekürzt GuV. Der Jahresabschluss fasst die wirtschaftliche Lage zum Ende eines Geschäftsjahres zusammen; dazu gehören Bilanz und GuV.

Ein Ertrag ist ein in Geld bewerteter Wertzuwachs des betrachteten Zeitraums, zum Beispiel durch verkaufte Waren oder erbrachte Dienstleistungen. Aufwand ist der in Geld bewertete Verbrauch von Gütern und Leistungen in diesem Zeitraum. Dazu zählen etwa verbrauchtes Material, Löhne und die Nutzung gemieteter Räume. Erträge aus Verkäufen nennt man Umsatzerlöse. Sie sind ein Teil der Erträge, nicht bereits der Gewinn.

Für das Ergebnis ziehst du die gesamten Aufwendungen von den gesamten Erträgen desselben Zeitraums ab. Ist das Ergebnis positiv, entsteht Gewinn. Ist es negativ, entsteht Verlust. Bei null sind Erträge und Aufwendungen gleich hoch: Es entsteht weder Gewinn noch Verlust. Ein Gewinn des Geschäftsjahres heißt Jahresüberschuss, ein Verlust Jahresfehlbetrag.

Ertrag ist nicht gleich Einzahlung. Eine Einzahlung ist ein tatsächlicher Geldzufluss in Kasse oder Bankkonto. Liefert ein Betrieb eine verkaufte Ware und bezahlt der Kunde später, können Ertrag und Einzahlung in verschiedene Zeiträume fallen. Auch Aufwand und Auszahlung müssen nicht gleichzeitig entstehen. Die GuV ist deshalb keine Aufstellung der Geldbewegungen.

Die Bilanz zeigt die Vermögens- und Finanzlage zu einem bestimmten Zeitpunkt, dem Bilanzstichtag. Sie zeigt beispielsweise, welche Vermögenswerte und Schulden an diesem Tag bestehen. Du kannst sie dir als Momentaufnahme vorstellen. Ein Bankguthaben am Stichtag ist eine Bestandsgröße: Es beschreibt, wie viel zu diesem Zeitpunkt vorhanden ist.

Die GuV betrachtet dagegen einen Zeitraum. Sie fasst die zugehörigen Erträge und Aufwendungen zusammen, bei der Jahresrechnung für das Geschäftsjahr. Erträge und Aufwendungen sind Stromgrößen, weil sie über eine Zeitspanne erfasst werden. Das Wort sagt hier nichts darüber aus, ob dabei bereits Geld fließt.

Ein Bankguthaben am Jahresende verrät dir deshalb nicht den Jahresgewinn. Ein hoher Bestand und ein hoher Gewinn sind verschiedene Aussagen. Wenn du eine Angabe einordnest, frage zuerst: Geht es um einen Stand an einem Tag oder um ein Ergebnis über einen Zeitraum?

Eine einzelne Endsumme zeigt dir, ob ein Betrieb insgesamt Gewinn oder Verlust erzielt. Eine mehrstufige Erfolgsrechnung weist zusätzlich Zwischenergebnisse aus. So erkennst du besser, aus welchen Bereichen das Ergebnis stammt. In der Staffelform stehen die Rechenschritte untereinander.

Das Betriebsergebnis zeigt das Ergebnis der eigentlichen Geschäftstätigkeit, zum Beispiel der Herstellung und des Verkaufs von Keramik. Das Finanzergebnis fasst Erträge und Aufwendungen des Finanzbereichs zusammen, etwa erhaltene und gezahlte Zinsen. Zinsen sind das Entgelt für überlassenes Geld. Überwiegen die Zinsaufwendungen, ist das Finanzergebnis im einfachen Zinsbeispiel negativ.

In unserem vereinfachten Modell addierst du Betriebsergebnis und Finanzergebnis zum Ergebnis vor Steuern. Dann ziehst du die Steuern ab, um das Endergebnis zu erhalten. Dieses Modell bündelt die Steuerposten und ersetzt keine vollständige gesetzliche Gliederung. Der zusätzliche Einblick: Ein positives Betriebsergebnis kann durch hohe Finanzaufwendungen stark verringert werden. Derselbe Endgewinn kann daher bei verschiedenen Betrieben ganz unterschiedliche Ursachen haben.

Das Gesamtkostenverfahren und das Umsatzkostenverfahren sind zwei Gliederungen der GuV. Sie führen bei gleicher Datenbasis und korrekter Anwendung zum gleichen Jahresergebnis. Unterschiedlich ist, wie sie die Entstehung des Ergebnisses darstellen.

Beim Gesamtkostenverfahren erscheinen die Aufwendungen der gesamten Periode nach Arten, etwa Material- und Personalaufwand. Dazu werden die Umsatzerlöse unter anderem um Bestandsveränderungen fertiger und unfertiger eigener Erzeugnisse korrigiert. Das sind Wertänderungen der bereits fertigen oder noch in Herstellung befindlichen Produkte im Lager. Eine Bestandserhöhung wird hinzugerechnet, eine Bestandsminderung abgezogen. So wird berücksichtigt, dass Herstellung und Verkauf in verschiedene Zeiträume fallen können. Auch aktivierte Eigenleistungen werden hinzugerechnet: Das sind selbst erstellte Vermögenswerte für den eigenen Betrieb, etwa eine selbst gebaute Maschine, deren Wert als Vermögen erfasst wird.

Beim Umsatzkostenverfahren werden zunächst die Herstellungskosten der verkauften Leistungen von den Umsatzerlösen abgezogen. Diese Kosten beschreiben den Herstellungsaufwand für das, was verkauft wurde. Es entsteht das Bruttoergebnis vom Umsatz. Danach folgen unter anderem Vertriebskosten für den Verkauf und allgemeine Verwaltungskosten für die Organisation des Betriebs. Die Aufteilung erfolgt damit nach Aufgabenbereichen. Herstellungskosten noch unverkaufter Erzeugnisse werden nicht als Herstellungskosten der verkauften Leistungen abgezogen.

Die kurzfristige Erfolgsrechnung dient der laufenden internen Kontrolle und Steuerung. Sie stellt Kosten und Leistungen eines kürzeren Zeitraums gegenüber, zum Beispiel eines Monats. Kosten sind der bewertete Verbrauch für die betriebliche Leistungserstellung; Leistungen sind die bewerteten betrieblichen Ergebnisse, etwa verkaufte oder auf Lager hergestellte Produkte. Diese Begriffe haben einen anderen Blickwinkel als Aufwand und Ertrag und sind nicht einfach austauschbar. Der Chef kann beispielsweise prüfen, welche Produktgruppe zum Betriebserfolg beiträgt. Gesamtkosten- und Umsatzkostenverfahren beschreiben die Gliederung; „kurzfristig“ beschreibt hier Zeitraum und Steuerungszweck. Es sind keine drei sich gegenseitig ausschließenden Verfahren.