Einzelkosten und Gemeinkosten einfach erklärt

In der Kostenrechnung ordnet ein Betrieb seine Kosten zum Beispiel Produkten oder Aufträgen zu. Ein solches Produkt oder ein solcher Auftrag heißt Kostenträger. Einzelkosten lassen sich dem betrachteten Kostenträger direkt zurechnen. Dazu gehören etwa Materialkosten, wenn der Materialverbrauch für diesen Auftrag einzeln erfasst wird.

Gemeinkosten sind dem einzelnen Kostenträger indirekt zurechenbar. Die Feuerversicherung einer gemeinsam genutzten Werkhalle betrifft beispielsweise verschiedene Produkte. Für die Verteilung brauchst du einen Verteilungsschlüssel: eine festgelegte Aufteilungsregel. Eine rechnerische Zuteilung macht aus Gemeinkosten keine Einzelkosten.

Entscheidend ist die tatsächliche Zuordnung, nicht der Name der Kostenart. Wird verbrauchsabhängiger Strom für einen Auftrag getrennt gemessen, kann dieser Kostenanteil direkt zurechenbar sein. Bei unechten Gemeinkosten wäre eine direkte Zuordnung möglich, der Betrieb behandelt sie aber aus Wirtschaftlichkeitsgründen wie Gemeinkosten. Beispielsweise kann die genaue Erfassung kleiner Schraubenmengen zu aufwendig sein.

Das Bezugsobjekt ist das Objekt, dem du Kosten zuordnen möchtest. Das kann ein Auftrag, ein Produkt oder eine ganze Abteilung sein. Frage deshalb vor jeder Einordnung: Für welches Objekt untersuche ich die Kosten?

Eine Kostenstelle ist ein betrieblicher Bereich, für den Kosten getrennt erfasst werden, etwa eine Verpackungsabteilung. Kostenstelleneinzelkosten lassen sich dieser Kostenstelle direkt zurechnen. Kostenstellengemeinkosten betreffen mehrere Kostenstellen und müssen zwischen ihnen verteilt werden.

Das Gehalt eines ausschließlich für eine Abteilung zuständigen Leiters lässt sich dieser Abteilung direkt zuordnen. Betrachtet man dagegen die verschiedenen dort bearbeiteten Produkte, ist eine Verteilung nötig. Das Gehalt ist also Einzelkosten der Abteilung und Gemeinkosten ihrer Produkte. Der ausgezahlte Betrag ändert sich durch den Wechsel des Bezugsobjekts nicht. Eine Abteilung direkt zu belasten bedeutet auch nicht, jedem ihrer Produkte den gesamten Betrag direkt zuzurechnen.

Ein Gemeinkostenzuschlagssatz gibt Gemeinkosten als Prozentsatz einer festgelegten Bezugsgröße an. Die Bezugsgröße ist der Kostenbetrag, auf den du den Zuschlag beziehst. Bei Materialgemeinkosten, etwa für ein gemeinsam genutztes Materiallager, können das die Materialeinzelkosten sein. Das sind die direkt zurechenbaren Kosten des eingesetzten Materials.

Gemeinkosten und Bezugsgröße müssen zum selben Bereich und Zeitraum gehören. Der Betrag der Bezugsgröße muss größer als null sein. Du teilst die Gemeinkosten durch die Bezugsgröße und drückst das Verhältnis in Prozent aus: \text{Zuschlagssatz}=\frac{\text{Gemeinkosten}}{\text{Bezugsgröße}}\cdot100\,\%. Beide Kostenbeträge stehen dabei in Euro. Im Nenner steht die vereinbarte Bezugsgröße, nicht die Summe aus ihr und den Gemeinkosten.

Auf einen einzelnen Auftrag wendest du denselben Satz mit dessen zugehöriger Bezugsgröße an: \text{zugerechnete Gemeinkosten}=\text{Bezugsgröße des Auftrags}\cdot\text{Zuschlagssatz}. Dabei bedeutet beispielsweise ein Satz von 20\,\% den Faktor 0{,}20. Das Ergebnis ist der zugerechnete Gemeinkostenbetrag, noch nicht die Summe aus Einzel- und Gemeinkosten. Ein Materialzuschlag erfasst außerdem keine weiteren Kostenbereiche wie Fertigung oder Verwaltung.

Ein zugerechneter Gemeinkostenanteil zeigt das Ergebnis einer Verteilung. Er zeigt nicht, welcher Betrag bei Verzicht auf ein Produkt tatsächlich wegfällt. Ein anderer Verteilungsschlüssel kann den zugerechneten Anteil verändern, obwohl der Betrieb insgesamt gleich hohe Kosten hat. Für eine Entscheidung musst du prüfen, welche Erlöse und Kosten sich durch sie verändern. Erlöse sind die Beträge, die der Betrieb mit Verkäufen erzielt. Die tatsächlich entfallenden Kosten zeigen die Kosteneinsparung.

Fixkosten bleiben im betrachteten Zeitraum und Mengenbereich insgesamt unverändert, zum Beispiel die Miete bei einem weiterlaufenden Vertrag. Variable Kosten ändern sich mit der hergestellten Menge. Diese Unterscheidung betrifft das Kostenverhalten. Einzel- und Gemeinkosten unterscheiden dagegen die Zurechenbarkeit: Gemeinkosten sind deshalb nicht mit Fixkosten gleichzusetzen. Auch ein gemessener Stromverbrauch kann sich mit der Menge ändern, aber aus Erfassungsgründen als Gemeinkosten behandelt werden.

Die Vollkostenrechnung rechnet Produkten Einzel- und Gemeinkosten zu. Für kurzfristige Entscheidungen reicht eine solche Rechnung nicht aus. Der Deckungsbeitrag ist der Erlös abzüglich der variablen Kosten: \text{Deckungsbeitrag}=\text{Erlös}-\text{variable Kosten}. Er trägt zur Deckung der Fixkosten bei und ist noch kein Gewinn. Bei freien Arbeits- und Maschinenzeiten, unveränderten Fixkosten und ohne verdrängte andere Aufträge kann ein zusätzlicher Auftrag mit positivem Deckungsbeitrag das Ergebnis verbessern. Entstehen zusätzliche Fixkosten oder entfällt eine bessere Nutzung, musst du auch das berücksichtigen. Langfristig muss der Betrieb insgesamt seine gesamten Kosten decken.