Kostenartenrechnung einfach erklärt

Die Kostenartenrechnung beantwortet die Frage: Welche Kosten sind in welcher Höhe angefallen? Dazu erfasst und gliedert sie die Kosten eines festgelegten Zeitraums, zum Beispiel eines Monats. Kosten beschreiben den in Geld bewerteten Verbrauch für die betriebliche Leistung, etwa verbrauchtes Material oder die Arbeit der Mitarbeiter. Eine Kostenart fasst gleichartige Kosten zusammen.

Die Kostenartenrechnung ist die erste Stufe der Kosten- und Leistungsrechnung. Diese interne Rechnung untersucht die Kosten und die erbrachten betrieblichen Leistungen. Die Kostenstellenrechnung fragt anschließend, wo Kosten entstanden sind, etwa in der Fertigung oder der Verwaltung. Solche betrieblichen Bereiche heißen Kostenstellen. Die Kostenträgerrechnung fragt, wofür Kosten entstanden sind, etwa für ein Produkt oder einen Auftrag. Diese Produkte oder Aufträge heißen Kostenträger.

Vor dem Sortieren muss der Betrieb prüfen, welche Beträge als Kosten in die Übersicht gehören. Aufwand ist der in der Buchhaltung erfasste Werteverzehr eines Zeitraums. Er kann auch Vorgänge außerhalb des eigentlichen Betriebszwecks betreffen. Solcher betriebsfremde Aufwand gehört nicht zu den Kosten der betrieblichen Leistung. Außerdem können Kosten rechnerisch anders angesetzt werden als der entsprechende Aufwand. Aufwand und Kosten sind deshalb nicht gleichbedeutend.

Für eine Gliederung nach der Art fragst du: Was wurde verbraucht oder in Anspruch genommen? Materialkosten entstehen etwa durch verbrauchten Stoff in einer Näherei. Personalkosten umfassen unter anderem Löhne und Gehälter. Raumkosten entstehen etwa durch die Miete betrieblicher Räume. Zu den Dienstleistungskosten können zum Beispiel Kosten für einen beauftragten Transport gehören.

Ein Betrieb legt passende Kategorien für seine Übersicht fest. Diese geordnete Liste heißt Kostenartenplan. Beim Prüfen einer einfachen Aufstellung achtest du auf den gleichen Zeitraum, eine passende Zuordnung und die richtige Summe. Erfasse denselben Betrag innerhalb dieser Gliederung nicht doppelt. Verbrauchter Stoff gehört zum Beispiel zu den Materialkosten; sein Wert wird nicht nochmals als eigene Kostenart hinzugezählt.

Daneben gibt es kalkulatorische Kosten. Das sind rechnerisch angesetzte Kosten, denen kein oder kein gleich hoher Aufwand in der Buchhaltung gegenübersteht. Ein Beispiel ist der kalkulatorische Unternehmerlohn: Die Arbeit eines Inhabers wird für die Kostenrechnung bewertet, obwohl er im betreffenden Einzelunternehmen kein Gehalt als Arbeitnehmer erhält.

Die Art ist eine Sicht auf die Kosten. Die nächsten Abschnitte zeigen zwei weitere: die direkte Zurechnung zu einem Produkt und die Abhängigkeit von der Produktionsmenge. Du kannst denselben Kostenbetrag unter jeder dieser Fragen untersuchen. Die Ergebnisse sind verschiedene Beschreibungen desselben Betrags, keine zusätzlichen Kosten.

Lege zuerst fest, auf welches Produkt oder welchen Auftrag du dich beziehst. Einzelkosten werden diesem Kostenträger direkt zugerechnet. Dafür muss erkennbar sein, welcher Verbrauch zu ihm gehört. Gemeinkosten werden dem Kostenträger indirekt zugerechnet. Die Miete eines gemeinsam genutzten Arbeitsraums lässt sich beispielsweise nicht direkt einem einzelnen dort hergestellten Produkt zurechnen.

Für solche Gemeinkosten braucht der Betrieb einen Verteilungsschlüssel, also einen Maßstab für die Aufteilung. Raumkosten können zum Beispiel nach der genutzten Fläche auf Abteilungen verteilt werden. In der üblichen Rechnung über die drei Stufen gelangen Gemeinkosten über die Kostenstellen zu den Kostenträgern. Einzelkosten werden direkt an die Kostenträger weitergegeben.

Manchmal wäre eine direkte Erfassung möglich, aber zu aufwendig. Behandelt der Betrieb solche Beträge deshalb wie Gemeinkosten, heißen sie unechte Gemeinkosten. Entscheidend ist also auch, wie der Verbrauch erfasst und zugerechnet wird. Der Name eines Materials allein reicht für die Zuordnung nicht aus.

Die Frage nach Einzel- und Gemeinkosten betrifft die Zurechnung, nicht die Produktionsmenge. Auch Gemeinkosten können sich mit der Menge verändern: Steigt der gemeinsam gemessene Maschinenstrom mit der Gesamtproduktion, ohne dass der Verbrauch einzelner Produkte erfasst wird, ist dieser Strom ein Beispiel für variable Gemeinkosten. Was variabel bedeutet, lernst du im nächsten Abschnitt genauer.

Vergleiche die Kosten für denselben Zeitraum bei unterschiedlichen Produktionsmengen. Fixe Kosten bleiben im betrachteten Zeitraum und innerhalb des betrachteten Produktionsbereichs insgesamt gleich, wenn sich die Menge ändert. Das gilt etwa für eine vertraglich unveränderte Monatsmiete, solange keine zusätzlichen Räume nötig sind. Fix bedeutet hier nicht, dass sich ein Betrag über Jahre nicht ändern könnte.

Variable Kosten verändern sich mit der Produktionsmenge. Verbraucht ein Betrieb bei gleichem Materialpreis für jedes Stück dieselbe Materialmenge, steigen die gesamten Materialkosten im gleichen Verhältnis wie die Stückzahl. Diese gleichmäßige Zunahme ist eine Annahme des Beispiels, keine notwendige Eigenschaft aller variablen Kosten.

Unterscheide den Gesamtbetrag von den Kosten je Stück. Wenn du dieselbe fixe Monatssumme auf mehr Stücke verteilst, sinkt der rechnerische Anteil je Stück. Dadurch wird die fixe Gesamtsumme nicht variabel. Mischkosten haben einen fixen und einen variablen Anteil, etwa eine feste Grundgebühr plus einen mengenabhängigen Betrag. Das Trennen beider Anteile heißt Kostenauflösung.

Prüfe eine Kostenaufstellung in dieser Reihenfolge: Stimmen Zeitraum und Annahmen? Passen die Zuordnungen zu Art, Zurechnung und Mengenverhalten? Sind fixe und variable Anteile getrennt? Ist jeder Betrag einmal enthalten und stimmt die Summe? Für die Gesamtkosten addierst du die fixen und die variablen Kosten desselben Zeitraums. Addiere nicht noch einmal Materialkosten, wenn sie bereits in diesen Beträgen enthalten sind.