Kostenrechnung: Aufbau, Aufgaben und Systeme

Die drei Begriffe betrachten dieselben Kosten aus verschiedenen Blickwinkeln. Eine Kostenart sagt, welche Art von Kosten angefallen ist, etwa Materialkosten, Löhne oder Miete. Eine Kostenstelle ist ein für die Rechnung abgegrenzter Bereich, in dem Kosten entstehen, etwa die Montage. Montage bedeutet hier das Zusammenbauen von Teilen. Ein Kostenträger ist das hergestellte Produkt oder die angebotene Dienstleistung, dem beziehungsweise der Kosten zugerechnet werden. Die drei Leitfragen lauten also: Welche Kosten? Wo? Wofür?

Kostenstellen können nach betrieblichen Aufgaben gebildet werden, zum Beispiel Einkauf, Fertigung und Verwaltung. Fertigung bedeutet Herstellung; die Verwaltung erledigt etwa die Buchhaltung. Auch ein einzelner Arbeitsplatz kann eine Kostenstelle sein. Der Arbeitsbereich ist vom Produkt zu unterscheiden, das dort hergestellt wird.

Für die Zuordnung zu einem Kostenträger unterscheidest du Einzelkosten und Gemeinkosten. Einzelkosten lassen sich direkt einem bestimmten Produkt oder einer bestimmten Dienstleistung zurechnen. Gemeinkosten lassen sich dem einzelnen Kostenträger nicht direkt zurechnen. Ein einem bestimmten Produkt zugeordneter Materialverbrauch kann Einzelkosten ergeben; die Miete einer gemeinsam genutzten Halle ist dagegen ein Beispiel für Gemeinkosten. Die Zuordnung bezieht sich dabei auf den jeweils betrachteten Kostenträger.

In der Kostenartenrechnung erfasst und ordnet der Betrieb zunächst die angefallenen Kosten nach ihrer Art. Als Grundlage dienen etwa die Buchhaltung, die Geschäftsvorgänge aufzeichnet, und betriebliche Verbrauchsdaten. Danach folgt die Kostenstellenrechnung mit der Frage nach dem Entstehungsort. Die Kostenträgerrechnung ermittelt schließlich, welcher Leistung Kosten zugerechnet werden. In einer Vollkostenrechnung werden dabei sämtliche Kosten auf die Kostenträger verrechnet.

Dabei nehmen Einzelkosten und Gemeinkosten unterschiedliche Wege. Direkt einem Produkt zurechenbare Einzelkosten gelangen ohne Verteilung über mehrere Kostenstellen in die Kostenträgerrechnung. Gemeinkosten werden zunächst auf Kostenstellen verteilt. Ein Verteilungsschlüssel ist eine festgelegte Größe, nach der Kosten aufgeteilt werden. Für gemeinsam genutzte Räume kann der Betrieb beispielsweise vereinbaren, die Miete nach genutzter Fläche aufzuteilen. Diese Verteilung ist eine rechnerische Zuordnung; sie ersetzt keine direkte Messung je Produkt.

Ein Betriebsabrechnungsbogen, kurz BAB, hält die Verteilung in einer Tabelle fest: Die Zeilen stehen für Kostenarten, die Spalten für Kostenstellen. Unterstützt ein Bereich andere Kostenstellen, können seine Kosten zunächst auf diese weiterverteilt werden. Anschließend lassen sich Gemeinkosten beispielsweise durch eine Zuschlagskalkulation auf Produkte verrechnen. Kalkulation bedeutet Kostenberechnung. Ein Zuschlagssatz gibt Gemeinkosten als Prozentsatz einer passenden Bezugsgröße an, etwa Materialgemeinkosten im Verhältnis zu direkt zurechenbaren Materialkosten. Dafür teilst du die zugehörigen Gemeinkosten durch diese Materialkosten und rechnest das Verhältnis in Prozent um. Beim einzelnen Produkt wendest du diesen Satz auf dessen Materialeinzelkosten an. Die Bezugsgröße soll zur Entstehung der jeweiligen Gemeinkosten passen.

Bei den Systemen musst du zwei Fragen auseinanderhalten. Die erste lautet: Auf welcher zeitlichen Grundlage beruhen die Kosten? Die Istkostenrechnung arbeitet mit tatsächlich angefallenen Kosten eines betrachteten Zeitraums. Die Normalkostenrechnung verwendet Durchschnittswerte aus vergangenen Zeiträumen. Sie kann dadurch Schwankungen glätten und Werte für die Berechnung eines Angebots liefern. Die Grundlage bleibt die Vergangenheit. Die Plankostenrechnung berechnet dagegen Kosten für einen künftigen Zeitraum im Voraus und berücksichtigt Erwartungen, etwa zu Verbrauch und Preisen. Ein Vergleich mit späteren Istkosten hilft, Abweichungen zu erkennen.

Die zweite Frage betrifft den Umfang der Kostenzurechnung. Fixkosten bleiben im betrachteten Zeitraum und Mengenbereich als Gesamtbetrag unverändert, wenn sich die hergestellte Menge ändert. Ein Beispiel ist eine unveränderte Monatsmiete. Variable Kosten verändern sich dagegen mit der betrachteten Menge, etwa die Kosten des verbrauchten Materials. Die Unterscheidung gilt für den gewählten Zeitraum und die betrachtete Situation. Sie ist etwas anderes als die Frage nach direkter Zurechenbarkeit: Einzelkosten können auch fix sein.

Die Vollkostenrechnung verrechnet sämtliche Kosten auf die Kostenträger, also auch fixe Kosten. Die Teilkostenrechnung rechnet ihnen einen Teil der Kosten zu. In der hier betrachteten einfachen Deckungsbeitragsrechnung werden den Produkten die variablen Kosten zugerechnet; die Fixkosten bleiben davon getrennt. Der Deckungsbeitrag ist der Erlös abzüglich der variablen Kosten. Erlös bedeutet hier der durch Verkäufe erzielte Betrag. Der Deckungsbeitrag steht zur Deckung der Fixkosten zur Verfügung und ist noch nicht der Gewinn. Für das vereinfachte Gesamtergebnis werden die Fixkosten vom gesamten Deckungsbeitrag abgezogen. Zeitliche Grundlage und Verrechnungsumfang lassen sich kombinieren: Auch eine Plankostenrechnung kann auf Vollkostenbasis oder Teilkostenbasis erfolgen.