Rechnungswesen: Aufgaben und Teilbereiche

Ein Geschäftsfall ist ein wirtschaftlicher Vorgang, der zum Beispiel das Vermögen oder die Schulden eines Betriebs verändert. Vermögen sind etwa vorhandenes Geld, Waren und Geräte; Schulden sind noch zu erfüllende Zahlungsverpflichtungen. Ein Einkauf oder die Bezahlung einer Rechnung sind Geschäftsfälle. Ein Beleg, etwa eine Rechnung, macht den Vorgang nachvollziehbar.

Die vier Aufgaben beschreiben, wozu ein Betrieb seine Zahlen nutzt. Dokumentation bedeutet, Geschäftsfälle anhand von Belegen geordnet festzuhalten. Information bedeutet, Zahlen für bestimmte Empfänger aufzubereiten und bereitzustellen. So kann etwa ein Bericht dem Eigentümer zeigen, welche Ausgaben angefallen sind. Das Erfassen eines Vorgangs und das Weitergeben einer Auswertung sind unterschiedliche Arbeitsschritte.

Kontrolle bedeutet, Ergebnisse zu überprüfen, etwa durch einen Soll-Ist-Vergleich. Der Sollwert ist der geplante Wert, der Istwert der tatsächlich erreichte Wert. Eine Abweichung gibt Anlass, nach Ursachen zu suchen; sie beweist noch keinen Fehler. Disposition heißt hier, künftige Entscheidungen durch Zahlen vorzubereiten. Dazu gehören Planung und das Abwägen von Handlungsmöglichkeiten. Ein einzelner Geschäftsfall kann Daten für mehrere Aufgaben liefern.

Aufgaben beschreiben den Zweck; Teilbereiche beschreiben unterschiedliche Arbeitsgebiete des Rechnungswesens. Hier verwenden wir die klassische Einteilung in Buchführung, Kosten- und Leistungsrechnung, betriebliche Statistik und Planungsrechnung. Das ist eine fachliche Gliederung. Die Bereiche nutzen teils dieselben Ausgangsdaten und arbeiten zusammen.

Die Buchführung, auch Finanzbuchhaltung genannt, erfasst Geschäftsfälle anhand von Belegen zeitlich und nach ihrem Inhalt geordnet. Sie liefert Daten über Vermögen, Schulden und den wirtschaftlichen Erfolg. Die Kosten- und Leistungsrechnung, kurz KLR, fragt, welche Kosten entstehen, wo sie anfallen und welchen Produkten oder Diensten sie zuzurechnen sind. Kosten erfassen den Wert dessen, was für die betriebliche Arbeit verbraucht wird, etwa Material und Arbeitszeit. Leistungen sind die in Geld bewerteten betrieblichen Arbeitsergebnisse, etwa hergestellte Waren oder erbrachte Dienste. Die KLR hilft zum Beispiel, Kosten je Produkt zu berechnen und Preise vorzubereiten.

Die betriebliche Statistik fasst Daten zusammen und vergleicht sie, etwa Verkaufszahlen mehrerer Monate. Sie wird auch mit dem Zusatz Vergleichsrechnung bezeichnet. Die Planungsrechnung berechnet Werte für die Zukunft, etwa voraussichtliche Zahlungen im nächsten Monat. Bei einer Zuordnung begründest du deshalb, was gerade mit den Daten geschieht: einen Vorgang erfassen, Kosten zurechnen, Werte vergleichen oder künftige Werte berechnen. Dass eine Auswertung später einer Entscheidung dient, macht sie noch nicht selbst zur Planungsrechnung.

Die Empfänger von Informationen nennt man auch Adressaten. Eigentümer besitzen den Betrieb oder Anteile daran. Sie interessieren sich für seinen wirtschaftlichen Erfolg und dafür, ob ihr eingesetztes Geld erhalten bleibt oder an Wert gewinnt. Ein Gewinn ist ein positiver wirtschaftlicher Erfolg eines Zeitraums. Eigentümer können anhand der Zahlen abwägen, ob sie ihr Geld weiter im Betrieb einsetzen wollen. Sie müssen den Betrieb nicht selbst leiten.

Gläubiger haben einen Anspruch auf eine Zahlung des Betriebs. Eine Bank, die ihm Geld leiht, ist ein Gläubiger. Sie will einschätzen, ob der Betrieb die vereinbarten Zinsen und Rückzahlungen pünktlich leisten kann. Zinsen sind das Entgelt für geliehenes Geld. Auch ein Lieferant mit einer noch unbezahlten Rechnung ist ein Gläubiger. Der Staat benötigt unter anderem Informationen für die Besteuerung. Das Finanzamt interessiert sich für die Grundlagen, nach denen Steuern berechnet und geprüft werden. Ein ausgewiesener Gewinn und verfügbares Geld für fällige Zahlungen sind unterschiedliche Informationen.

Das Management ist die Unternehmensleitung. Es braucht etwa Kosten je Produkt, Planwerte und tatsächliche Ergebnisse, um den Betrieb zu planen, zu steuern und zu kontrollieren. Externes Rechnungswesen bereitet Informationen insbesondere für Außenstehende wie Gläubiger und Finanzamt auf; wichtige Grundlagen sind Buchführung und Jahresabschluss. Der Jahresabschluss fasst die wirtschaftliche Lage und den Erfolg am Ende eines Geschäftsjahres zusammen. Internes Rechnungswesen dient Entscheidungen im Betrieb; dazu gehören insbesondere KLR und Planung. Die Leitung nutzt aber auch Buchführungsdaten. Die Interessen können sich überschneiden: Ein Eigentümer, der zugleich Geschäftsführer ist, braucht Informationen für beide Rollen.