Geschäftsbuchführung: Bilanz und Buchungen verstehen

Bei der Inventur ermittelst du die Bestände des Vermögens und der Schulden zu einem bestimmten Zeitpunkt. Vermögen umfasst wirtschaftliche Werte wie Geräte, Waren und Bankguthaben. Waren kannst du zählen, messen oder wiegen. Für Bankguthaben und Schulden prüfst du Unterlagen, etwa Kontoauszüge und Rechnungen. Inventur bedeutet also mehr als eine Zählung im Lager.

Das Inventar ist das ausführliche Verzeichnis dieser Bestände mit ihrer Art und ihrem Wert sowie, wo passend, ihrer Menge. Dazu gehört die Berechnung des Reinvermögens, also des Eigenkapitals. Die Bilanz fasst gleichartige Werte des Inventars zusammen. In der hier verwendeten Kontoform steht links das Vermögen auf der Aktivseite. Rechts stehen auf der Passivseite das Eigenkapital und die Schulden. Die Passivseite zeigt damit, wie das Vermögen finanziert ist.

Das Eigenkapital berechnest du als Vermögen abzüglich Schulden: \text{Eigenkapital} = \text{Vermögen} - \text{Schulden}. Die Größen bezeichnen hier Geldwerte in Euro. Daraus folgt für unsere vereinfachte Bilanz: \text{Vermögen} = \text{Eigenkapital} + \text{Schulden}. Beide Bilanzseiten haben dieselbe Summe. Eigenkapital ist dabei kein bestimmter Geldbetrag in der Kasse.

Ein Konto ist eine geordnete Aufzeichnung für eine bestimmte Art von Werten oder Vorgängen. Seine linke Seite heißt Soll, seine rechte Haben. Diese Wörter bezeichnen Buchungsseiten. Soll bedeutet nicht Schulden, Haben bedeutet nicht Gewinn. Das Konto „Bank“ steht in dieser Lektion für ein Bankguthaben; „Kasse“ erfasst das Bargeld des Betriebs.

Bestandskonten halten Vermögen, Eigenkapital oder Schulden fest. Ein Aktivkonto erfasst Vermögen, etwa Kasse, Bank oder Forderungen. Eine Forderung ist hier der Anspruch auf Geld aus einer noch unbezahlten Kundenrechnung. Auf Aktivkonten stehen der Anfangsbestand, also der Bestand zu Beginn des Zeitraums, und Zugänge im Soll. Abgänge stehen im Haben.

Ein Passivkonto erfasst Eigenkapital oder Schulden. Ein Darlehen ist geliehenes Geld, das zurückgezahlt werden muss. Verbindlichkeiten sind Zahlungsverpflichtungen, etwa aus offenen Lieferantenrechnungen. Auf Passivkonten stehen Anfangsbestand und Zugänge im Haben, Abgänge im Soll.

Erfolgskonten erfassen Aufwendungen und Erträge eines Zeitraums. Erfolg meint hier Gewinn oder Verlust. Aufwendungen sind beispielsweise der Wert verbrauchter Leistungen wie Raummiete oder Werbung; sie mindern den Gewinn. Erträge erhöhen ihn, etwa die Vergütung für erbrachte Leistungen. Aufwendungen buchst du auf Aufwandskonten im Soll, Erträge auf Ertragskonten im Haben. Erfolgskonten beginnen ohne Anfangsbestand. Die Regeln betreffen hier die Erfassung der Aufwendungen und Erträge; Abschlussbuchungen folgen später.

Ein Geschäftsvorfall ist ein wirtschaftlicher Vorgang im Betrieb, etwa ein Kauf oder eine Zahlung. Ein Buchungssatz gibt an, auf welchen Konten du ihn erfasst. Bei der doppelten Buchführung betrifft eine Buchung mindestens zwei Konten. Die Schreibweise lautet Soll an Haben: Vor „an“ stehen die Konten mit einer Sollbuchung, dahinter die Konten mit einer Habenbuchung.

Gehe schrittweise vor: Bestimme die betroffenen Konten. Ordne sie als Aktiv-, Passiv- oder Erfolgskonten ein. Prüfe dann, ob ein Bestand zu- oder abnimmt oder ob ein Aufwand beziehungsweise Ertrag entsteht. Wende die Buchungsregeln an und schreibe die Sollkonten vor die Habenkonten. „An“ trennt die Buchungsseiten; es beschreibt keine Überweisung zwischen diesen Konten.

Ein einfacher Buchungssatz betrifft zwei Konten. Ein zusammengesetzter Buchungssatz betrifft mehr als zwei Konten. Auf einer oder auf beiden Seiten können mehrere Konten stehen. Die einzelnen Teilbeträge müssen nicht gleich groß sein. Entscheidend ist: \text{Summe der Sollbeträge} = \text{Summe der Habenbeträge}. Beide Summen sind hier in Euro angegeben.

Aufwendungen mindern den Gewinn und das Eigenkapital, Erträge erhöhen beide. Für die Ermittlung des Erfolgs eines Zeitraums gilt: \text{Ergebnis} = \text{Erträge} - \text{Aufwendungen}. Die Größen sind Geldwerte in Euro. Ist das Ergebnis positiv, liegt ein Gewinn vor. Ist es negativ, liegt ein Verlust vor; bei null gibt es weder Gewinn noch Verlust.

Geldeingang und Ertrag sind nicht gleichbedeutend. Erhält ein Betrieb ein Darlehen auf sein Bankkonto, steigen Bankguthaben und Schulden um denselben Betrag. Das Eigenkapital bleibt dadurch gleich; es entsteht kein Ertrag. Begleicht ein Kunde eine bereits als Forderung gebuchte Rechnung, steigt das Bankguthaben und die Forderung sinkt. Auch diese Zahlung ist kein neuer Ertrag. Die Umsatzerlöse, also die Erträge aus Verkäufen oder erbrachten Leistungen, wurden im angenommenen Fall schon mit der Forderung erfasst.

Am Ende des Zeitraums werden die Erfolgskonten über das Gewinn- und Verlustkonto, kurz GuV-Konto, abgeschlossen. Dabei überträgst du die Ergebnisse der Aufwandskonten ins Soll und die der Ertragskonten ins Haben dieses Sammelkontos. Anschließend wird dessen Ergebnis auf das Eigenkapitalkonto übertragen. Bei Gewinn lautet die Abschlussbuchung „GuV an Eigenkapital“, bei Verlust „Eigenkapital an GuV“, jeweils mit dem Ergebnisbetrag.

Wenn es keine Einlagen, Entnahmen oder anderen unmittelbaren Änderungen des Eigenkapitals gibt, erhöht ein Gewinn das anfängliche Eigenkapital um den Gewinnbetrag. Ein Verlust verringert es um den Verlustbetrag. Einlagen sind Werte, die der Eigentümer dem Betrieb aus seinem Privatvermögen zuführt. Entnahmen sind Werte, die er dem Betrieb für private Zwecke entzieht. Sie sind keine Erträge beziehungsweise Aufwendungen.