Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) einfach erklärt

Die Gewinn- und Verlustrechnung, kurz GuV, erfasst den wirtschaftlichen Erfolg eines bestimmten Zeitraums. Dieser Zeitraum heißt Periode und ist häufig ein Geschäftsjahr. Ein Geschäftsjahr umfasst die jährliche Abrechnungszeit eines Unternehmens. Erträge sind in Geld gemessene Wertzuwächse, die zum wirtschaftlichen Erfolg dieser Periode gehören. Ein Beispiel sind Umsatzerlöse: die Erlöse aus verkauften Waren oder erbrachten Dienstleistungen. Auch Zinsen, die ein Betrieb für angelegtes Geld verdient, können Erträge sein.

Aufwendungen erfassen den in Geld gemessenen Werteverbrauch der Periode. Dazu gehören etwa verbrauchtes Material, Löhne und die Miete für genutzte Räume. Auch Abschreibungen zählen dazu: Sie erfassen die auf die Nutzungszeit verteilte Wertminderung etwa einer Maschine. Ertrag und Aufwand sagen zunächst etwas über den wirtschaftlichen Erfolg aus, nicht über den Zeitpunkt einer Zahlung.

Du berechnest den Periodenerfolg, indem du die gesamten Aufwendungen von den gesamten Erträgen abziehst. Überwiegen die Erträge, entsteht Gewinn; überwiegen die Aufwendungen, entsteht Verlust. Bei gleichen Summen ist das Ergebnis null. Für ein vollständiges Geschäftsjahr heißt der Gewinn Jahresüberschuss und der Verlust Jahresfehlbetrag. Dafür müssen sämtliche Erträge und Aufwendungen des Jahres erfasst sein, einschließlich anfallender Zinsen und Steuern.

In der Buchführung ist ein Konto eine geordnete Aufzeichnung zusammengehöriger Geschäftsvorgänge. Das ist hier kein Bankkonto. Auf Erfolgskonten sammelt der Buchhalter Erträge und Aufwendungen getrennt nach Arten. Ein Mietaufwandskonto erfasst zum Beispiel den Mietaufwand, ein Ertragskonto die Umsatzerlöse.

Am Jahresende werden die Ergebnisse dieser Konten in das GuV-Konto übertragen. Ein Kontoergebnis heißt Saldo; es ist die Differenz zwischen den beiden Kontoseiten. Das GuV-Konto fasst die Erfolgskonten zusammen und ermittelt so den Gewinn oder Verlust. Anschließend wird das GuV-Konto über das Eigenkapitalkonto abgeschlossen: Sein Ergebnis wird dorthin übertragen.

Eigenkapital ist in der Bilanz die Differenz zwischen dem Vermögen des Unternehmens und seinen Schulden. Die Bilanz stellt diese Bestände zu einem bestimmten Zeitpunkt dar. Ein Gewinn erhöht das Eigenkapital, ein Verlust verringert es. Deshalb gelten Erfolgskonten über das GuV-Konto als Unterkonten des Eigenkapitals. Sie machen dessen erfolgsbedingte Veränderungen nachvollziehbar. In einem Rechenbeispiel ergibt sich das neue Eigenkapital aus dem bisherigen Eigenkapital und dem übertragenen Ergebnis, wenn es keine weiteren Veränderungen gibt.

Die Kontoform stellt Aufwendungen und Erträge auf zwei Seiten gegenüber. Links ist die Sollseite, rechts die Habenseite. Die laufenden Aufwendungen stehen links, die laufenden Erträge rechts. Als Ausgleich der beiden Summen erscheint ein Gewinn links und ein Verlust rechts. Die Staffelform ordnet die Posten dagegen untereinander an und rechnet mit Zwischenergebnissen bis zum Jahresergebnis weiter. Das sind unterschiedliche Darstellungen derselben Rechnung.

Für Kapitalgesellschaften, also Unternehmensformen wie die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), schreibt Paragraf 275 des Handelsgesetzbuchs (HGB) die Staffelform vor. Nach dem am 1. November 2026 geprüften Gesetzestext kann sie nach dem Gesamtkostenverfahren oder dem Umsatzkostenverfahren aufgebaut werden. Für besonders kleine Kapitalgesellschaften erlaubt der Paragraf eine verkürzte Gliederung. Die Pflicht zur Staffelform gilt damit nicht pauschal für jeden Betrieb.

Das Gesamtkostenverfahren (GKV) gliedert den betrieblichen Aufwand nach Arten, etwa Material, Personal und Abschreibungen. Es erfasst den Aufwand für die Produktion der Periode. Zusätzlich berücksichtigt es Veränderungen des Bestands an fertigen und unfertigen Erzeugnissen, also an bereits hergestellten oder noch nicht fertiggestellten Produkten. Eine Bestandserhöhung wird hinzugerechnet, eine Bestandsminderung abgezogen. So wird die Lagerproduktion bei der Erfolgsermittlung berücksichtigt.

Das Umsatzkostenverfahren (UKV) gliedert nach Funktionen, also Aufgabenbereichen: Herstellung, Vertrieb und Verwaltung. Den Umsatzerlösen stellt es die Herstellungskosten der verkauften Leistungen gegenüber. Vertriebskosten, etwa für den Verkauf, und Verwaltungskosten, etwa für die Büroorganisation, werden zusätzlich berücksichtigt. Die Herstellungskosten noch nicht verkaufter Produkte stecken im Lagerbestand und werden hier nicht als Aufwand verkaufter Leistungen erfasst. Bei gleicher wirtschaftlicher Grundlage und korrekter Anwendung führen beide Verfahren zum gleichen Jahresergebnis.

Liquidität bedeutet Zahlungsfähigkeit: Ein Betrieb kann seine fälligen Zahlungsverpflichtungen rechtzeitig und vollständig erfüllen. Fällig heißt, dass eine Zahlung zum vereinbarten Termin geleistet werden muss. Dafür zählt, welches Geld rechtzeitig verfügbar ist. Ein Gewinn allein beantwortet diese Frage nicht.

Eine Einzahlung ist ein tatsächlicher Geldzufluss in Kasse oder Bankkonto, eine Auszahlung ein tatsächlicher Geldabfluss. Ertrag und Aufwand werden dagegen der Periode zugeordnet, zu der sie wirtschaftlich gehören. Wenn ein Betrieb eine Leistung vollständig erbringt und der Kunde später zahlt, können Ertrag und Einzahlung in verschiedene Perioden fallen. Der Gewinn kann deshalb bereits erfasst sein, während das benötigte Geld noch aussteht.

Auch eine Abschreibung zeigt den Unterschied: Sie erfasst eine Wertminderung als Aufwand. Eine Zahlung muss damit im selben Zeitraum nicht verbunden sein. Für die Zahlungsfähigkeit prüfst du deshalb zusätzlich die verfügbaren Geldmittel, rechtzeitig erwartete Einzahlungen und fällige Auszahlungen. Eine positive GuV ersetzt diese Prüfung nicht.